Come organizzare una conferenza?

L’organizzazione di una conferenza è un evento strategico per un’azienda. Molto più di un evento una tantum, è una vera e propria operazione di comunicazione. Qualunque sia la posta in gioco: migliorare l’immagine del vostro marchio, reclutare nuovi clienti o fidelizzare i vostri partner, nulla deve essere lasciato al caso perché l’evento sia un successo.

Il successo della tua conferenza dipende da molti elementi, scopri i nostri 10 consigli su come preparare una conferenza!

1. Stabilire il budget

Se stai leggendo questo oggi, probabilmente ti stai chiedendo come gestire una conferenza professionale. Prima di iniziare, la domanda che dovresti farti è: quanto posso stanziare per questo evento? Per avere un’idea più chiara, la cosa migliore da fare è redigere un bilancio provvisorio, con i costi da considerare.

Costi fissi: noleggio del locale ed eventualmente delle attrezzature se il locale non è attrezzato, squadra di accoglienza e/o di sicurezza, direttore di scena.

Costi variabili: dipendono per definizione dal numero di partecipanti (per esempio i costi di catering: colazione, pranzo, pausa caffè, ecc.)

Non dimenticare i costi aggiuntivi, come le spese di viaggio, i costi di comunicazione (stampa di inviti, manifesti, budget per la pubblicità, etc.)
Una volta stabilito il tuo budget, puoi iniziare a organizzare la conferenza, ma per essere sicuro di essere soddisfatto del tuo evento, ricordati di fissare degli obiettivi.

2. Fissare l’obiettivo: perché organizzare una conferenza?

Come per qualsiasi operazione di comunicazione, è essenziale avere un obiettivo definito prima di iniziare.

Qual è lo scopo della mia conferenza: evento per i clienti? Immagine del marchio? Consapevolezza? Lealtà?
Una volta stabilito l’obiettivo della tua conferenza, puoi chiederti qual è il tuo obiettivo, il che ti aiuterà a scegliere i relatori e a stilare la lista degli invitati.
Non dimenticare di fissare dei KPI per l’evento stesso: quanti partecipanti considererai la tua conferenza un successo? Che copertura stampa si aspetta?

3. Fissare una data

Per il giorno, generalmente evitiamo l’inizio e la fine della settimana. Il lunedì si vuole iniziare la settimana lentamente e il venerdì si vuole andare via per il fine settimana. Quindi evitate il venerdì sera dopo il lavoro!

Il giorno e la durata dipende dal pubblico di tuo riferimento:

  • Per un target B2B, il formato colazione dalle 8 alle 9:30 ti permette di catturare le persone prima che inizino la loro giornata lavorativa. Ma attenzione, tutto dipenderà dal titolo e dalla descrizione della conferenza. Siamo tutti molto occupati, quindi il tema deve essere molto attraente per motivare i partecipanti ad alzarsi presto dal letto.
  • Per il lancio di un prodotto, un target da B2C o un pubblico più giovane, il formato afterwork è molto più attraente. Fate attenzione a scegliere una posizione abbastanza centrale che non costringa gli ospiti a raddoppiare il loro tempo di viaggio. Anche per un aperitivo, potrebbe essere difficile motivare il pubblico!
    Puoi anche scegliere un evento di un giorno, la mattina o il pomeriggio. Tuttavia, questo dovrebbe essere riservato a formati pagati o 100% professionali che le aziende possono considerare come formazione per i loro dipendenti.

4. Selezionare la location

La location è un punto importante perché niente location equivale a niente evento.
Per prima cosa determinare la posizione. Per un evento diurno, cercate luoghi che si trovino sul tragitto dei vostri ospiti verso il lavoro. Se vuoi un luogo meno istituzionale, controlla che ci sia un trasporto disponibile per l’arrivo dei partecipanti.

5. Fare una lista degli invitati

Come abbiamo visto, il target della vostra conferenza è cruciale. Una volta che questo è stato definito, dovrete stilare una lista dei vostri invitati.
A seconda dei partecipanti desiderati, puoi inviare loro un invito via email o  creare un evento sui social network o inviare inviti stampati.

6. Trovare gli speakers

Ci sono tre strade percorribili per scegliere gli speakers adatti al tuo evento:

  • Scegliete una persona nota nel settore che riempirà la vostra sala,
  • Scegliete un oratore meno conosciuto che sia esperto di un argomento.
  • Chiedete a un dipendente di un’azienda famosa di parlare di un argomento e usate la reputazione dell’azienda per conquistare i vostri partecipanti!

Se optate per il formato della tavola rotonda, pensate alla diversità, scegliete una varietà di profili per far avanzare il dibattito. L’ideale sarebbe scegliere un moderatore, ad esempio un giornalista abituato a fare le domande giuste e a mettere a proprio agio il suo interlocutore, un esperto in materia o una persona con esperienza che possa dare una visione pratica dell’argomento.

7. Selezionare i fornitori

Adesso che avete selezionato la location, che la data è stata fissata e che avete iniziato a spedire gli inviti, avrete sicuramente bisogno di chiamare diversi fornitori.

Ecco una lista di fornitori di cui potresti aver bisogno per la conferenza:

  • Il catering: essenziale se avete previsto qualcosa da stuzzicare e da bere per gli invitati.
    Consiglio: anticipa le abitudini alimentari di tutti: pianifica alcuni spuntini vegetariani e bevande analcoliche.
  • Il fotografo o l’agenzia di produzioni video: se vuoi comunicare dopo il tuo evento, pianifica una ripresa video e un fotografo, così avrai un contenuto di qualità da trasmettere e massimizzerai l’impatto del tuo evento.
  • L’agenzia host/hostess: accogliere i vostri ospiti come dovrebbero essere accolti. Come per il catering, potete scegliere un livello di servizio adatto alle vostre esigenze e al vostro budget.
  • Il noleggiatore di attrezzature: da non dimenticare se non è incluso nell’affitto della sala (schermo, lavagna luminosa, suono, microfono, etc.).

8. Promuovere la conferenza

Organizzare una conferenza è bene, comunicarla è meglio! Cosa c’è di peggio di una stanza vuota dopo molte settimane di organizzazione?

Per gli eventi gratuiti, ricordatevi di prevedere un margine di no-show. È necessario contare dal 30 al 50% della lista dei partecipanti iscritti che non si presentano il giorno.

Inviate gli inviti circa 3 settimane prima, con un promemoria una settimana prima e il giorno prima.

Comunicate prima dell’evento, anche se la vostra conferenza non è aperta al pubblico. Far sapere alla tua comunità che stai parlando su un argomento ti darà lo status di esperto e mostrerà che stai fornendo contenuti di qualità. È possibile comunicare 1 mese prima dell’evento tramite le reti sociali. Se hai una lista limitata di partecipanti, considera di pianificare una live streaming o di offrire un replay video dopo.

9. Essere pronti per il grande giorno

Tutto è pronto, è il grande giorno, lo stress aumenta… Ecco alcuni consigli per evitare di brutte sorprese:

  • Preparate la sala e controllate l’attrezzatura il giorno prima. Questo limiterà il rischio di imprevisti nel grande giorno;
  • Arrivate presto, qualche ora prima, a seconda delle dimensioni della tua conferenza;
  • Informate le vostre squadre in anticipo. Il giorno prima, scrivi il un piccolo briefing per ogni squadra;
  • Ricorda agli oratori i tempi. Niente è peggio di una lunga conferenza;
  • Pensa alle parole introduttive e conclusive;
  • Accetta l’inaspettato… Il catering è in ritardo? Un oratore ha perso il treno? Purtroppo questo succede e questa è la magia delle conferenze, mantenete la calma e siate creativi: per ogni problema, c’è una soluzione.